Freiluftveranstaltungen richtig planen
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Freiluftveranstaltungen liegen im Trend. Sie vermitteln ein einzigartiges Gefühl von Freiheit und Unabhängigkeit. Doch gerade bei der Vorbereitung und Planung stehen viele Veranstalter vor einer großen Herausforderung. Zahlreiche Faktoren müssen berücksichtigt werden. Alle muss genauestens durchdacht und geplant werden. Nichts dabei zu vergessen, scheint schier unmöglich zu sein. Mit den richtigen Tipps und Hilfestellungen wird die nächste Freiluftveranstaltung jedoch zu einem großen Erfolg. Aber worauf gilt es eigentlich zu achten und wie plant man ein Event in Eigenregie? Das und vieles mehr verrät der folgende Artikel. Mithilfe eines Leitfadens haben Eventplaner alles zur Hand, was für eine erfolgreiche Veranstaltung entscheidend ist.
Die Grundlagen
Bevor eine Veranstaltung geplant werden kann, muss eine Vision vorhanden sein. Sie ist das Fundament und hilft dabei, eine genaue Vorstellung des kommenden Events zu erhalten. Im Mittelpunkt der Vision stehen das allgemeine Konzept, der inhaltliche Ablauf, die Kosten sowie die gewünschte Teilnehmerzahl. Bei privaten Veranstaltungen fällt die Planung gering aus, dennoch sollte auch hierbei alles gut durchdacht sein. Eine wichtige Grundlage ist zudem der Standort. Steht dieser noch nicht fest, kann kein Event geplant werden. Zuallererst muss daher eine geeignete Location gefunden werden. Konnte diese gefunden und reserviert werden, müssen gegebenenfalls unterschiedliche Genehmigungen eingeholt werden. Auch das sollte mit zu den ersten Schritten zählen. Sofern der bürokratische Teil erfolgreich gemeistert werden konnte, beginnt die eigentliche Planung.
Wie der Name schon verrät, finden Freiluftveranstaltungen an der frischen Luft statt. Sollen unter anderem Musiker und Redner auftreten, muss für die richtige Lautstärke gesorgt werden. Insbesondere draußen lauern zahlreiche akustische Geräusche. Ohne ein passendes Soundsystem kann es passieren, dass man den Künstler auf der Bühne nicht versteht. Und hier sind wir bereits bei dem zweiten wichtigen Faktor – die Bühne. Derjenige, der etwas vorträgt oder ankündigt, muss von dem Publikum gesehen und wahrgenommen werden. Am besten gelingt dies mit hochwertigen Bühnenpodesten für Freiluftveranstaltungen. Dank der umfangreichen Auswahl kann für das individuelle Event schnell die passende Bühne gefunden werden. Ob für Solokünstler oder ganze Bands, die richtige Größe ist entscheidend. Zudem muss geschaut werden, wie viel Platz zur Verfügung steht. Hochwertige Bühnenpodeste sind nicht nur robust und strapazierfähig, sie sind auch kostengünstig und eignen sich daher auch für kleinere private Veranstaltungen.
Darauf gilt es zu achten
Konnte das Fundament gelegt werden, beginnt die finanzielle Planung. Hierbei müssen unter anderem Energiekosten im Blick behalten werden. Soundsysteme sowie Lichttechniken haben einen hohen Verbrauch. Für Freiluftveranstaltungen sind sie aber essenziell. Kosten können eingespart werden, wenn auf nachhaltige Lichttechniken oder sogar Kerzen, Fackeln und Feuerschalen gesetzt wird. Die Kosten werden nicht nur gesenkt, es entsteht auch ein einzigartiges und gemütliches Ambiente.
Ebenfalls zu berücksichtigen sind die Teilnehmer. Wie viele Menschen werden an dem Event teilnehmen? Eine Frage, die direkt zu Beginn beantwortet werden sollte. Die Teilnehmerzahl gibt nämlich Aufschluss darüber, wie umfangreich das Catering sein muss. Häufig sind es die Kosten für die Verpflegung, die einer Veranstaltung den Gar ausmachen. Dabei muss das gar nicht sein. Sinnvoll kann es sein, sich im Vorfeld unterschiedliche Angebote einzuholen. Kleinere Events benötigen zudem kein großes Catering. Im Sommer kann gegrillt werden. Natürlich sollte dies von einem erfahrenen Grillmeister übernommen werden.
